La importancia del rol del OPIP en la Instalación Portuaria

El OPIP, Oficial de Protección de la Instalación Portuaria, es la persona designada por el representante legal y autorizado por la Autoridad Marítima del Gobierno Contratante para desempeñar las tareas y responsabilidades establecidas en la Sección A/17 del Código PBIP, el Plan de Protección de la Instalación Portuaria y el contrato laboral.

En la mayoría de las instalaciones portuarias el oficial de protección es el pilar fundamental para la operación de la terminal ya que todas las áreas de empresa tienen relación directa con la seguridad física, pero algunos OPIP sienten que se subestima la importancia de su labor en especial desde la parte operativa y en ocasiones se presentan conflictos porque operaciones requiere que la carga fluya ininterrumpidamente y sin contratiempos, pero seguridad responde por la cualquier afectación a la carga.

La seguridad como un intangible, es el principal insumo para el indicador de la imagen de la terminal marítima del que se llevan los clientes, usuarios y demás partes interesadas pero que si se deteriora esa "imagen" puede ser la muerte comercial para la instalación portuaria e incluso ante la materialización de sucesos relacionados con la protección la autoridad marítima puede condicionar o retirar la declaración de cumplimiento y dar aviso a la organización marítima internacional quien comunica a todas las navieras de la situación de protección de dicho terminal marítimo. Por otro lado, siendo que en una empresa todos los empleados deben aportar y ser responsables en la medida de su labor por la seguridad, quien finalmente responde ante la alta dirección por garantizar la confianza de que se cuenta con medidas de protección marítima adecuadas y proporcionadas es el oficial de protección, sin olvidar que este es el catalizador para la cultura organizacional y el buen ambiente de trabajo. Por otro lado, el oficial de protección es la primera persona al que se acude ante una emergencia y es el enlace fundamental con las autoridades del puerto, civiles y militares para su gestión, pero a veces no tiene asiento en las reuniones de la gerencia, siendo que como responsable de la seguridad debería ser la mano derecha de la alta dirección en cuestiones de seguridad y ser consultado en situaciones especiales para la toma de decisiones antes que cualquier otro alto ejecutivo.

Por otro lado, dependiendo de la estructura organizacional, al oficial de protección le asignan tareas y responsabilidades relacionadas con gestión de la salud, seguridad y medio ambiente (HSE) que le ocupan parte de su tiempo en inducciones de ingreso, vigilar comportamientos seguros en la empresa, el adecuado uso de los elementos de protección personal - EPP y en época de pandemia, verificar el cumplimiento de todos los protocolos establecidos para evitar contagios, haciéndole perder el foco en la protección de la instalación portuaria que es su principal responsabilidad.

La función del OPIP es la responsabilidad de la elaboración, implantación, revisión y actualización del plan de protección de la instalación portuaria, el cual se elabora para asegurar la aplicación de las medidas destinadas a proteger la instalación portuaria y los buques, las personas, la carga, las unidades de transporte y las provisiones de los buques en la instalación portuaria de los riesgos de un suceso que afecte a la protección marítima, es decir por definición establecida en el Código PBIP, el oficial de protección responde, además de mantener la buena imagen de la empresa, por la seguridad de las personas, los bienes, la carga, los buques e infraestructura del terminal marítimo pero en algunas ocasiones el presupuesto asignado es limitado para implementar y mantener las medidas adecuadas para dar tratamiento a los riesgos valorados en la evaluación de protección pero igual debe cumplir con el plan de protección y mantener, en la medida de lo posible, la protección de la instalación portuaria, pero además del limitado presupuesto al algunas ocasiones su salario no refleja la gran responsabilidad que tiene sobre sus hombros y es a quien primero llaman a rendir cuentas ante un evento de protección pagando incluso injustificadamente con su puesto de trabajo.

Como especialista en seguridad recomiendo a los oficiales de protección que antes de asumir el cargo dimensionen el alcance de la responsabilidad que van a asumir considerando la posición jerárquica en la organización, el apoyo de la alta dirección a su gestión, el presupuesto asignado para protección y las amenazas a las cuales les debe dar tratamiento. Por otro lado, en el ejercicio de sus funciones como oficial de protección debe hacer valer su cargo demostrando profesionalismo, haciendo ver la importancia de su labor en el puerto marítimo gestionando adecuadamente los riesgos con indicadores de gestión, mejorado continuamente su perfil profesional, siendo un líder y generando continuamente la cultura de protección en todos los niveles de la organización.  Y hago énfasis en la experticia del OPIP para analizar y gestionar los riesgos porque un riesgo no identificado, no valorado adecuadamente, que no se controla y no se le da el tratamiento adecuado, que no se tenga presupuesto para darle tratamiento genera una falsa seguridad que finalmente es asumida por el oficial de protección cuando este se materializa.  

Comentario James William Mesa (OPIP / Colombia)

Personalmente pienso que la función de seguridad y protección con relación a operaciones es un gana - gana, y para ello puntualizó:

1. Seguridad a través del OPIP debe ajustarse a la operación portuaria y generar sus controles sin que se convierta en una talanquera para la eficiencia y eficacia, solo llegar a esto en casos extremos y cuando estos controles son la respuesta a la materialización de un hecho, el cual puede suceder, pero no generar acciones correctivas, necesariamente es altamente probable que se repita y eso sí es grave.
2. Cuando operaciones planea y ejecuta una actividad portuaria sin tener en cuenta al OPIP, es altamente probable que al momento de ejecutarse se genere traumatismo pues es en la planeación que seguridad debe ajustar sus controles y notificarlos a operaciones y no en la ejecución, porque por razones naturales, causará inconvenientes pues no sé contempló en la operación, lo mismo para seguridad industrial y salud ocupacional.
3. Aunque seguridad y protección debe ser flexible y facilitadora para la operación portuaria, no se debe convertir en un cumplidor caprichoso para no generar controles que al final del ejercicio cuando se materialice un riesgo habrá cuestionamientos por la falta de controles y segundo se activa, cómo bien lo dice el artículo, un riesgo difícil y costoso de recuperar, el reputacional. Es altamente positivo que la sensación es que porque en el terminal haya muchos controles, lo que debe contrataste con el número de eventos y no porque en el terminal haya muchos eventos y mínimos controles, pero la operación es altamente eficiente, es una combinación peligrosa.
4. Finalmente, los controles que el OPIP decide implementar, teniendo en cuenta que por la operación debe desistir de algunos y asumir el riesgo con controles colaterales, todos los controles deben ser justificados en la matriz después de calificar el riesgo inherente, unos para bajar la probabilidad que ocurran y otros para bajar el impacto y todos basados en la cercanía, la capacidad y la intención de la fuente del riesgo y en la estadística de los hechos sucedidos, es con esto que finalmente la operación funciona con riesgos residuales, tratados y colocados dentro de la franja del apetito del riesgo para que pueda funcionar.

Comentario autor del artículo - Jesus Gutiérrez

James. Excelente y muchas gracias por su aporte. Indiscutiblemente si no hay una buena sinergia entre seguridad y operaciones todos pierden y quien gana es la delincuencia. No es fácil encontrar ese equilibrio, pero hay que hacer el esfuerzo y cada uno debe ceder a su posición y concentrarse en los intereses para la organización. No es una carrera por la supervivencia ni quien se destaque más por lo que hace, es un gana - gana. En algunas instalaciones portuarias el proceso misional es la manipulación de la carga, es decir, el papel relevante lo tiene operaciones, y seguridad es un proceso de apoyo que debe ir paralelo a operaciones, nunca transversal. De ahí la importancia de que el OPIP haga un análisis de riesgos detallado con el apoyo del comité de riesgos, si lo hay, y de operaciones para valorar los riesgos de cada una de las cadenas de suministro (manipulación de la carga), definir los controles e identificar las medidas de protección adecuadas, pero quien finalmente define el tratamiento es la alta dirección quien es el dueño de los riesgos por cuanto es quien asume los riesgos y apoya o no con los recursos necesarios para dar tratamiento a los riesgos.

Comentario Héctor Manuel Aguas (Director de Seguridad Sociedad Portuaria / Colombia)

De antemano muy interesante estos temas que ponen a reflexionar a todos los que hacemos parte de estas áreas en las IP.  De acuerdo con usted en casi todo el contexto a excepción de la transversalidad. Si bien es cierto, puede generar roces, sin lugar a dudas, pero cuando desde protección hay una óptica preventiva mas amplia entendiendo los procesos operativos o de otra índole, estos por inercia se solidifican más y sobre todo son más efectivos en el cierre a las intenciones de la delincuencia. Creo que si bien es cierto y prudente, no ser transversales en todos los procesos, si es puntualmente importante intentar hacerlo en aquellos que para la IP tengan más relevancia ya que cuando se transversalizan, los riesgos se identifican con más claridad desde los dos roles y se llega fácil a un consenso para mitigarlos prioritariamente.  De acuerdo en que debe haber un límite que no se puede cruzar entre operaciones y protección, pero si se logra un acuerdo entre las dos partes, hay una inmensa posibilidad de que los resultados sean mucho más favorables para la organización y por ende para los propósitos comerciales de la empresa.

Comentario autor del artículo - Jesus Gutiérrez

Héctor Manuel. Gracias y excelente apunte. Evidentemente no hay una formula, estándar o protocolo a seguir, es así que uno de los principios de la gestión del riesgo de la norma ISO 31000 es el de “Adaptación” en el que la gestión del riesgo debe adaptarse al contexto específico de la organización, es decir, tener su propio marco de referencia. Ahora bien, gracias a su posición jerárquica como Director de Seguridad logra tener esa visión y que seguridad tenga ese alcance en la organización.

Comentario Luís Guillermo Gutiérrez L. (OPIP / Colombia)

De acuerdo con James, se trata de hacer de la protección de la IP una herramienta facilitadora de todos los procesos, sobre todo los de operaciones (producción); Protección es indudablemente hacer que estos procesos se cumplan con la mejor seguridad posible, y del OPIP depende la forma en la que se desarrollan, la protección debe amoldarse a la operación y su demanda, finalmente son quienes producen para que el resto funcione y se obtenga el presupuesto y las ganancias. Adicionalmente, creo que la protección es transversal, tanto que todos y cada uno de los empleados del deben tener conocimiento en los aspectos que de protección se refiere, y así lo indica el propio Código PBIP.

Comentario autor del artículo - Jesús Gutiérrez

Luisgui. Gracias por su aporte y este refuerza el principio de "Adaptación" de la gestión del riesgo "la protección debe amoldarse a la operación y su demanda"

Comentario - Dinia Sorady Almendarez (Empresa Logística / Honduras) 

Buenas tardes Capitán, muchas gracias por el artículo. Comparto la opinión de los demás donde lo importante es mantener un equilibrio entre la parte operativa y la seguridad de la instalación portuaria, manteniendo la eficiencia en las operaciones. Y esto solo se puede lograr con una buena comunicación entre ambas partes y con las autoridades del Puerto, para así prevenir cualquier amenaza o riesgo.

Comentario autor del artículo - Jesus Gutiérrez

Dinia así es. La falta de comunicación dificulta la gestión del riesgo y esta se debe dar con todas las partes interesadas y debe ser de doble vía.

Comentario Juan Carlos Giraldo M. (Experiencia como OPIP en sociedades portuarias)

Para concluir, el OPIP debe ser el aliado estratégico en todos los procesos de la empresa, iniciando con el proceso comercial, al darle al equipo de ventas, la seguridad de que lo que se esta ofreciendo a los clientes, viene de la mano de procesos responsables y serios con análisis y acciones encaminadas a la sostenibilidad en el tiempo de las medidas de seguridad física, lo que implica revisiones periódicas del entorno y revisiones permanentes de los procesos de seguridad física; con el proceso de operaciones, el OPIP deberá ser el mejor aliado y jugador de equipo con el fin de que se asegure la continuidad del negocio, sin retrasos injustificados, para lo cual nuevamente llegamos al punto de mantener actualizados los procesos y procedimientos de acuerdo con los cambios del entorno operacional; con el equipo de HSEQ mantener “aceitada y calibrada la maquinaria” con revisiones constantes de manera objetiva, finalmente para con la Alta Dirección, el OPIP deberá mantener el flujo de información de manera permanente y oportuna, colocando en contexto todas las novedades que se presenten o que se puedan presentar para una toma de decisiones oportuna. Como parte del equipo que responde por el buen funcionamiento del negocio, el OPIP debe propender por mantener todos los escenarios documentados, analizados y controlados, recordando la premisa que proceso que no se mide, no se controla y si no se mide ni se controla … no existe.

Comentario Carlos Luis Flores Herrera. SUPERINTENDENTE DE TERMINAL – MARCOBRE / TRAMARSA -Trabajos Marítimos S.A. / OPERADORES PORTUARIOS (Perú)

La importancia y necesidad de interiorizar y reforzar este concepto por las Administraciones de los estados miembros y sus administrados, de las tareas y responsabilidades establecidas en la Sección A/17 del Código PBIP, para el OPIP; es vital para que el objetivo establecido en las funciones del OPIP, sea de cumplimiento. La efectividad y eficiencia en el cumplimiento de estas funciones respaldadas adecuadamente; traza la línea entre la garantía y eficiencia de operaciones portuarias SEGURAS y PROTEGIDAS; y la puerta abierta para que las amenazas de entorno afecten la imagen, instalación, puerto, país; y con esto la afectación del comercio exterior que es tal vital en todas nuestras economías. Definitivamente va de la mano con el concepto que establece tu artículo de la “La importancia del rol del OPIP en la Instalación Portuaria”. ¡Gran aporte…!

En otra oportunidad hablaremos de las tareas y responsabilidades del oficial de protección de la instalación portuaria establecidas en la sección A/17 del Código PBIP.

.1 llevar a cabo una evaluación inicial completa de la instalación portuaria, tomando en consideración la oportuna evaluación de la protección de la instalación portuaria;

.2 garantizar la elaboración y el mantenimiento del plan de protección de la instalación portuaria;

.3 implantar el plan de protección de la instalación portuaria y realizar prácticas con él;

.4 realizar periódicamente inspecciones de protección de la instalación portuaria para asegurarse de que las medidas de protección siguen siendo adecuadas;

.5 recomendar e incluir, según proceda, modificaciones en el plan de protección de la instalación portuaria a fin de subsanar deficiencias y actualizar el plan en función de los cambios que haya en la instalación portuaria;

.6 acrecentar la toma de conciencia de la protección y la vigilancia entre el personal de la instalación portuaria;

.7 asegurarse de que se ha impartido la formación adecuada al personal responsable de la protección de la instalación portuaria;

.8 informar a las autoridades pertinentes de los sucesos que supongan una amenaza para la protección de la instalación portuaria y llevar un registro de los mismos;

.9 coordinar la implantación del plan de protección de la instalación portuaria con los pertinentes oficiales de protección de los buques y oficiales de las compañías para la protección marítima;

.10 coordinarse con los servicios de protección necesarios;

.11 asegurarse de que se cumplen las normas relativas al personal responsable de la protección de la instalación portuaria;

.12 garantizar el funcionamiento, prueba, calibrado y mantenimiento adecuados del equipo de protección, si lo hay; y 

.13 ayudar a los oficiales de protección de los buques a confirmar la identidad de las personas que deseen subir a bordo, cuando se les pida.